Algemene Voorwaarden

FNO hanteert voor al haar subsidieprogramma’s dezelfde algemene subsidievoorwaarden.

 

Algemene subsidievoorwaarden FNO

 

Inleiding

In dit document zijn de algemene voorwaarden van FNO verwoord ten behoeve van subsidieverlening voor projecten in het kader van de programma’s van het fonds. Bij de toekenningsbrief van een projectsubsidie wordt een acceptatieformulier meegezonden, waarin de subsidie ontvangende instelling zich voor een definitieve toekenning van de subsidie met deze algemene voorwaarden akkoord moet verklaren.

Het kan zijn dat een programma van FNO minder uitgebreid van opzet is en dus niet alle subsidievoorwaarden in volle omvang van toepassing zijn. In dat geval worden eventuele afwijkingen steeds ‘naar de geest van deze Algemene subsidievoorwaarden’ beoordeeld.

Ten aanzien van projecten van wetenschappelijke aard wordt opgemerkt dat de door FNO gehanteerde subsidievoorwaarden in lijn worden geacht te zijn met de gebruikelijke afspraken tussen NWO en VSNU over de subsidiëring van wetenschappelijk onderzoek en die van de samenwerkende gezondheidsfondsen.

 

1. Correspondentie

Bij elke correspondentie dient vermeld te worden: het toegekende projectnummer van FNO; de naam van de penvoerder. Correspondentie die hier niet aan voldoet, wordt niet in behandeling genomen. De penvoerder is de hoofdaanvrager van de subsidie. Correspondentie vanuit meer projectpartners dient altijd via de in de toekenningsbrief genoemde hoofdsubsidiënt te komen. Hij/zij is het officiële aanspreekpunt voor FNO.

 

2. Projectplan en koerswijzigingen

Het project dient in principe te worden uitgevoerd in overeenstemming met het goedgekeurde projectplan – zoals weergegeven in de subsidieaanvraag – rekening houdend met eventuele voorwaarden en/of aanbevelingen vanuit FNO bij de toekenning. Indien – naar het oordeel van de hoofdaanvrager – koerswijzigingen of belangrijke afwijkingen ten opzichte van het originele plan noodzakelijk zijn om het project in de juiste richting te sturen, dienen deze onmiddellijk, voorafgaand aan de koerswijziging, schriftelijk te worden voorgelegd aan FNO. Enkel na goedkeuring mogen de koerswijziging(en) worden doorgevoerd in het project.

 

3. Start en eind van het project

De subsidieontvanger start met het project op de in het subsidie acceptatieformulier genoemde startdatum. Deze datum ligt nooit vóór de in de toekenningsbrief, op basis van het ingediende projectplan, genoemde startdatum en uiterlijk vier maanden daarna. Indien sprake is van een voorwaardelijke toekenning, dan wordt de financiering van de vervolgfase van het project pas gecontinueerd na schriftelijke bevestiging door FNO dat aan alle gestelde eisen is voldaan. In geen enkel geval wordt een subsidie met terugwerkende kracht (dus voor ontvangst van het subsidie acceptatieformulier) door FNO vergoed. Het project moet in ieder geval gestart zijn binnen vier maanden na datum van toekenning. Indien deze startdatum niet wordt gehaald, dan heeft FNO het recht de toegezegde subsidie in te trekken.

Bij tussentijds staken van het project, alsmede in het geval dat de subsidieontvanger in surseance of in faillissement is komen te verkeren, zal FNO in principe de subsidietoekenning intrekken en de reeds betaalde voorschotten terugvorderen.

Overschrijding van de door FNO toegewezen subsidieperiode is niet mogelijk. Als einddatum geldt onvoorwaardelijk de begindatum plus de door FNO toegewezen subsidieperiode. Indien personeel gedurende de looptijd van de subsidieperiode wordt aangesteld, dient men derhalve bij de aanstelling rekening te houden met de einddatum van de subsidieperiode. Bij onvoldoende voortgang van het project, zulks uitsluitend ter beoordeling van FNO, is het fonds te allen tijde gerechtigd om de subsidie tussentijds te beëindigen en/of terug te vorderen.

 

4. Personele bezetting

De hoofdaanvrager is de persoon die als projectleider de eindverantwoordelijkheid draagt bij een eventueel toegekende subsidie. Dit kan alleen een natuurlijk persoon zijn, geen rechtspersoon. Voor FNO is hij/zij het officiële aanspreekpunt. De projectleider dient in zijn/haar functie management verantwoordelijkheid te dragen, dan wel door die eindverantwoordelijke voor dit project formeel gemachtigd te zijn. Indien een ander persoon in belangrijke mate aan het project zal bijdragen, kan deze in naam als medeprojectleider fungeren.

De verantwoordelijkheid voor de personele bezetting van het project ligt bij de projectleider. Hij/zij draagt zorg voor een kwalitatief hoogwaardige en efficiënte personele invulling van het project. FNO wordt altijd op de hoogte gesteld van personeelsmutaties binnen het project.

 

5. Financiële afwikkeling subsidie

Voor of bij de start van de subsidie wordt een door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de subsidieontvanger ondertekend subsidie acceptatieformulier retour gezonden aan FNO. Het fonds stelt de subsidie niet eerder betaalbaar conform de bepalingen in deze Algemene subsidievoorwaarden dan na ontvangst van dit acceptatieformulier. Daarbij moet de projectleider de volgende gegevens doorgeven: de contactpersoon vanuit de financiële administratie van de instelling waar het project wordt uitgevoerd, inclusief contactgegevens voor correspondentie; het IBAN-nummer waarop de subsidiebetalingen kunnen worden overgemaakt; naamstelling en eventueel een betalingskenmerk.

Betaalbaarstelling van de subsidie geschiedt via bevoorschotting. Na afloop van iedere kalendermaand wordt door FNO een voorschot uitbetaald indien voldaan is aan de daarbij behorende voorwaarde(n). Deze betalingen zijn terugvorderbare voorschotten. De hoogte van het voorschot wordt bij start van de subsidie vastgesteld door FNO en is gebaseerd op het in de toekenningsbrief genoemde totaal subsidiebedrag. De voorschotten worden enkel aan de instelling waar de projectleider werkzaam is, overgemaakt. In het geval van een samenwerkingsproject is de projectleider verantwoordelijk voor correcte distributie van de subsidie over de deelprojecten en voor de controle op de bestedingen.

In bijzondere omstandigheden is in overleg mogelijk om de hoogte en samenstelling van de voorschotten te wijzigen. Het maximaal toegekende subsidiebedrag over de gehele subsidietermijn kan niet worden overschreden. Gedurende de looptijd van de subsidie wordt tot maximaal 90% van het toegezegde bedrag uitbetaald.

 

6. Besteding van de subsidie

De subsidieontvanger is gehouden de subsidie uitsluitend te besteden ter dekking van de kosten van het project waarvoor subsidie is aangevraagd. FNO verleent subsidie voor kosten die rechtstreeks door het voorgestelde project worden veroorzaakt en die niet standaard uit het reguliere budget van de hoofdaanvrager kunnen worden gefinancierd. Als kosten worden vergoed: de kosten van voor het project aan te stellen personeel en materiële kosten. Het toegekende subsidiebedrag wordt gedurende de subsidieperiode niet verhoogd. Eventuele meerkosten, bijvoorbeeld door (onvoorziene) salarisstijgingen van personeel aangesteld op de subsidie, dienen door de subsidie-ontvangende instelling te worden gedragen. De verantwoordelijkheid om de beschikbare middelen optimaal in te zetten zodat het project zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd, wordt gelegd bij de projectleider. Als daarvoor verschuivingen tussen de vergoedingen voor personele en materiële kosten nodig zijn dan zal FNO dat in de regel toestaan. Voorwaarde is wel dat de projectleider hiervoor toestemming aan FNO vraagt in de vorm van een gewijzigde begroting. Bovenstaande wijzigingen mogen de voortgang en verwachte resultaten van het project niet in de weg staan.

 

7. Personeelskosten

In het subsidiebedrag zijn eventuele opslagen en toeslagen al verrekend. FNO hanteert als regel dat maximaal 37% werkgeverslasten en maximaal 16% overheadkosten in het subsidiebedrag inbegrepen kunnen zijn. Het opslagpercentage voor werkgeverslasten is gebaseerd op het brutosalaris (alle brutoloon componenten) en het opslagpercentage voor overheadkosten op de totale personeelskosten. Kosten van personeel niet in loondienst en inhuur van deskundigen worden niet meegeteld in de grondslag voor de bepaling van de opslag voor werkgeverslasten en de opslag voor overheadkosten. De kosten voor benodigde infrastructurele voorzieningen, indirecte lasten en huisvestingslasten worden niet vergoed.

 

8. Materiële en overige kosten

Onder de materiële kosten vallen de kosten van verbruiksgoederen die nodig zijn om het project uit te voeren. De kosten voor aanschaf en afschrijving van apparatuur worden in principe niet vergoed. Reizen die nodig zijn ten behoeve van het project vallen onder de subsidie voor overige kosten. Daarbij wordt uitgegaan van reiskosten per trein 2e klasse of bij vervoer per auto de fiscaal van belasting vrijgestelde kilometerprijs.

 

9. Rapportage(s)

Aan FNO dient te worden gerapporteerd over de voortgang van het project en de resultaten van de voorafgaande periode. Per programma kunnen afwijkende wijzen van rapporteren gelden. Op de website van FNO is een rapportagestramien weergegeven. Alle rapportages behoren aan de gebruikelijke professionele maatstaven te voldoen en aan de specifieke eisen die in het desbetreffende programma of bijbehorende call zijn gesteld.

Algemeen geldt dat voor subsidies halfjaarlijks een beknopte, en jaarlijks een meer uitgebreide rapportage digitaal ingediend dient te worden bij FNO. Voor eindrapportages geldt dat deze bij voorkeur binnen twee en uiterlijk binnen vier maanden na de vastgestelde einddatum van het project bij FNO ingeleverd dienen te zijn. Voor voortgangsrapportages geldt dat deze op de afgesproken rapportagedatum binnen dienen te zijn. Daarnaast is FNO gerechtigd om op ieder gewenst moment informatie te vragen over de voortgang van het project, ook door middel van werkbezoeken.

Bij de beoordeling van de rapportages zullen de behaalde resultaten worden vergeleken met de tevoren opgegeven doelen. De projectleider is verantwoordelijk dat de doelen gehaald worden. Voor bijstelling van de doelen moet te allen tijde toestemming worden gevraagd aan FNO. Daarnaast wordt van de projectleider verwacht de resultaten samen te vatten op een begrijpelijke manier voor leken. Resultaten uit de subsidie dienen immers niet enkel de professionele of wetenschappelijke gemeenschap, maar – even belangrijk – ook de achterban van FNO: patiënten, burgers en overige geïnteresseerden te bereiken.

 

10. Vaststelling van de definitieve subsidie

De eindafrekening vindt plaats na afloop van de subsidieperiode, nadat een inhoudelijke en financiële eindrapportage door de projectleider is ingediend en ondertekend door een tekeningsbevoegde functionaris van de instelling (veelal directeur), en door de directeur bestuurder van FNO is goedgekeurd. Indien de eindrapportage niet wordt goedgekeurd, wordt het resterende deel van de subsidie niet meer beschikbaar gesteld en kan eventueel een deel van de reeds betaalde subsidie worden teruggevorderd. FNO gaat over tot betaling van het definitieve subsidiebedrag nadat kon worden vastgesteld dat het project overeenkomstig de aanvraag en het subsidie acceptatieformulier is uitgevoerd.

Het eindverslag en de eindafrekening bestaat tenminste uit: einddatum waarop het project gereed is gekomen; bereikt resultaat project aan de hand van de ‘Richtlijn eindrapportage’ te vinden op de website van FNO; een gespecificeerde voor- en nacalculatie van de kosten en inkomsten van het project (zoals eigen middelen, eventuele subsidies derden en overige opbrengsten) conform de laatst ingediende en door FNO goedgekeurde begroting; indien van toepassing inclusief een verantwoording van de personele kosten, via een opgave van de door de aangestelde projectmedewerkers gewerkte maanden en omvang van de aanstelling; een verklaring dat de verstrekte subsidie is besteed aan het project, ondertekend door de tekeningsbevoegde projectleider, of eindverantwoordelijke functionaris binnen de instelling of, indien daartoe gemandateerd, de desbetreffende administrateur of controller.

De subsidie ontvangende instelling is voor subsidies met een bedrag hoger dan €125.000 verplicht controles door een accountant uit te (laten) voeren op de subsidieverantwoordingen van door FNO gefinancierde projecten. De kosten voor de accountantsverklaring kunnen ten laste van FNO worden gebracht voor ten hoogste 1% van het subsidiebedrag. Hierbij gaat het om controle of de verstrekte subsidies zijn verantwoord en besteed in overeenstemming met de subsidievoorwaarden. Voor universiteiten is deze vereiste controle vastgelegd in het controleprotocol OCW. Voor de controle op overige projecten en die mede worden gefinancierd door andere fondsen of bij KNAW en de UMC’s is de daarbij gebruikelijke regeling van toepassing. De instellingsaccountant richt zijn controle op deze projecten zodanig in dat hij kan verklaren dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 1% van de totale bestedingen van deze subsidies. Indien de instellingsaccountant constateert dat de besteding niet rechtmatig is, dan ziet deze erop toe dat de instelling dit corrigeert. Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in een rapport van bevindingen dat aan FNO wordt gestuurd. Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat de uiteindelijke kosten van het project onder de begroting zijn gebleven, brengt FNO het verschil in principe in mindering op de oorspronkelijk toegekende subsidie. In geval bij de financiering sprake is van een eigen bijdrage van de subsidieontvanger en/of van andere subsidiegevers, vindt de korting naar rato plaats. De verrekening vindt plaats bij de betaling van de slottermijn of door terugvordering van het teveel betaalde bedrag. Bij uiteindelijke hogere dan begrote inkomsten vindt een vergelijkbare korting plaats. In geval uit de verantwoording blijkt dat de subsidie is gebruikt voor een ander doel dan waarvoor deze is toegekend, alsmede in geval de aanvrager zodanig onjuiste gegevens heeft verschaft dat, indien deze bekend waren op het tijdstip waarop op de aanvraag is beslist de gevraagde subsidie zou zijn geweigerd, behoudt FNO zich het recht voor de subsidietoekenning in te trekken en de reeds uitgekeerde voorschotten terug te vorderen.

FNO heeft het recht om een controle op de financiële eindverantwoording van het project te (laten) verrichten ten kantore van de gesubsidieerde instelling(en). Deze controle kan zich voordoen naar aanleiding van een steekproef of als FNO daar anderszins aanleiding toe ziet.

 

11. Opschorting of intrekking van de subsidie/sanctiebeleid

FNO is gerechtigd om de betaling van de subsidie op te schorten of vroegtijdig te beëindigen en/of een financiële sanctie op te leggen. Eventueel kunnen uitbetaalde voorschotten worden teruggevorderd. Aanleidingen voor FNO om hiertoe over te gaan, kunnen bijvoorbeeld zijn: de uitvoering van het project is naar de mening van FNO onvoldoende of het project wordt niet conform het goedgekeurde projectvoorstel uitgevoerd; de (tussen)rapportage over het lopende project of de eindrapportage over het uitgevoerde project voldoet niet aan professionele maatstaven; het tussentijdse resultaat of eindresultaat is onvoldoende; er wordt of is niet aan de bij de subsidie behorende verplichtingen voldaan.

 

12. Publicaties, presentaties en overleg

De resultaten van het project kunnen worden gepubliceerd. Publicaties in (wetenschappelijke) vakbladen worden verwacht meegestuurd te worden met de voortgangsrapportage(s) en de eindrapportage. Bij alle voordrachten en publicaties over het project wordt verwacht melding gemaakt te worden van de steun, te vermelden als FNO. Het logo van het fonds is op de website www.fnozorgvoorkansen.nl te vinden of op te vragen via het secretariaat info@fondsnutsohra.nl.

FNO hecht grote waarde aan regelmatig structureel overleg tussen projectleiders en de uitwisseling van resultaten en expertise. Daarom organiseert FNO ieder half jaar bijeenkomsten, waarbij de verschillende projectdeelnemers bijeenkomen. Van projectleiders wordt verwacht dat zij aan deze bijeenkomsten deelnemen en projectresultaten zullen presenteren.

 

13. Publiciteit/voorlichting

FNO heeft het recht om het gesubsidieerde project en daaruit voortkomende resultaten te gebruiken voor publicitaire en voorlichtingsactiviteiten. Te denken valt aan Twitter, LinkedIn, Facebook en persberichten, radio- of televisie-uitingen, het jaarverslag van FNO. De betrokken projectmedewerkers geven – desgevraagd – volledige ondersteuning aan bovengenoemde activiteiten door actieve medewerking aan onder meer het maken van publicitaire teksten, foto’s, films, interviews, het ter beschikking stellen van het logo van de instellingen en dergelijke. In alle uitingen bepaalt FNO de inhoud, vorm en toonzetting van de voorlichtingsuitingen. Bij alle interne en externe publiciteit over uw project, in wat voor vorm en op wat voor moment dan ook, wordt verwacht dat wordt vermeld dat FNO het project (mede)financiert. Verwacht wordt dat FNO over alle externe publiciteit van tevoren wordt geïnformeerd. Publiciteitsuitingen (zoals persberichten), door de projectleider of de instelling waar het project wordt uitgevoerd, over resultaten uit door FNO gesubsidieerde projecten, worden door de projectleider vooraf gemeld aan FNO.

 

14. Aansprakelijkheid

FNO is niet aansprakelijk voor eventuele schade die de gesubsidieerde en/of door de subsidie ontvangende instelling ingeschakelde personen en/of organisaties lijden bij de uitvoering van de door FNO gesubsidieerde projecten, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van FNO. De subsidieontvanger vrijwaart FNO voor eventuele aansprakelijkheidsstelling door derden als gevolg van tekortkomingen in de uitvoering van het project dan wel in de behaalde resultaten binnen het project.

 

15. Fiscale gevolgen

Alle eventuele fiscale gevolgen ter zake van uitkeringen van subsidies zijn voor de rekening van de ontvanger. Het verstrekte subsidiebedrag is, voor zover van toepassing, inclusief BTW.

 

16. Toepasselijk recht

Op subsidies door FNO is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam zal met uitsluiting van alle andere organen van de rechtelijke macht, van geschillen waarvoor partijen in goed onderling overleg niet een bevredigende oplossing vinden, kennisnemen.

 

De per heden aangebrachte aanpassingen in deze algemene voorwaarden zijn ook van kracht bij alle toegekende projecten vanaf 1 januari 2015.

 

Amsterdam, 14 juli 2016 Drs. A.H.A. Kusters MBA, directeur bestuurder

 

Download deze algemene subsidievoorwaarden als PDF