Veelgestelde vragen

In de gekleurde balk op de programmapagina’s ziet u wanneer een call open staat. Dit betekent dat u een projectaanvraag kunt indienen. Dit doet u digitaal, via de aanvraagbutton in de gekleurde balk. Download hier een overzicht van wat wij in het invulformulier van u vragen.

De eerste keer dat u van deze mogelijkheid gebruik maakt, vult u uw contactgegevens in en die van uw organisatie. Zodra u de eerste pagina met deze basisgegevens heeft ingevuld en verstuurd, ontvangt u een e-mail met inloggegevens (dit zijn uw e-mailadres als gebruikersnaam, en een tijdelijk wachtwoord). Wanneer u vervolgens inlogt, kunt u uw wachtwoord wijzigen in een persoonlijk wachtwoord.

Vanaf dat moment heeft u een eigen account waarmee u aanvragen binnen de lopende programma’s kunt doen zodra er een call  openstaat. Met dit account kunt u ook uw lopende aanvraag (of aanvragen) monitoren en uw (adres)gegevens aanpassen.

Wanneer u met een aanvraag bent begonnen, kunt u deze halverwege opslaan en sluiten om op een later moment weer verder te gaan, zonder dat de gegevens verloren gaan. De knop ‘wijzigingen opslaan’ vindt u rechts onderaan.

Wij adviseren u om per tabblad te starten met het invullen van de verplichte velden (gemarkeerd met *). Op deze manier zorgt u ervoor dat uw gegevens bewaard blijven als u per ongeluk de pagina verlaat.

U kunt een projectaanvraag dus in verschillende stappen invullen, zodat u de tijd kunt nemen om alles compleet te maken en de juiste documenten bij te voegen.

Pas op het moment dat u op de knop ‘indienen’ hebt gedrukt, is de aanvraag bij ons in het systeem binnengekomen en kunnen wij hem in behandeling nemen. U ziet de status van uw aanvraag dan veranderen van ‘in aanvraag’ naar ‘in behandeling’. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om uw aanvraag te wijzigen.

Download hier onze Algemene voorwaarden (PDF).

Om de door FNO toegekende subsidie te verantwoorden, levert u een inhoudelijke en financiële eindrapportage aan. De inhoudelijke rapportage bevat in elk geval de volgende onderdelen:

• Inleiding: algemene informatie over uw project.
• Procesbeschrijving: een procesmatige beschrijving van het verloop van het project, afgezet tegen de vooraf opgestelde planning van activiteiten.
• Resultaten: een inhoudelijke beschrijving van de in het project behaalde resultaten, afgezet tegen de voorgenomen resultaten bij de start van het project. Omschrijf de resultaten zo concreet mogelijk: benoem het aantal deelnemers, bijeenkomsten, et cetera.
• PR en communicatie: een beschrijving van de wijze waarop PR en communicatie hebben plaatsgevonden of nog gaan plaatsvinden in het kader van het project. Daarnaast geeft u aan op welke wijze aandacht is besteed aan de financiële bijdrage van Fonds NutsOhra (graag PR uitingen bijvoegen!).
• Implementatie: een beschrijving van de manier(en) waarop de projectresultaten zijn geïmplementeerd of nog gaan worden.
• Bijlagen: voeg indien van toepassing het ontwikkelde product toe aan de eindrapportage. Denk dan aan brochures, methodiekbeschrijving, et cetera. Hebben er activiteiten plaatsgevonden? Voeg dan foto’s toe die een goede indruk geven.
• Financiering: de richtlijnen voor de financiële rapportage staan in de subsidieverleningsovereenkomst die door een daartoe bevoegd persoon van uw organisatie is ondertekend. Let op: indien de eindverantwoordelijke die de financiële eindverantwoording tekent een andere is dan degene die destijds de subsidieoverleningsovereenkomst tekende, dient deze verandering in eindverantwoordelijkheid onderbouwt te worden. 
• Wetenschappelijk onderzoek: voor een eindrapportage van wetenschappelijk onderzoek dient u ook toe te voegen:
  – onderzoeksrapport, publicaties en/of product;
  – conclusies en eventuele aanbevelingen voor een vervolg.

Voor de betaling van de door FNO toegekende subsidie dient u een rapportage aan te leveren voor de eerste van de maand, genoemd in de subsidieverleningsovereenkomst. Voor de volledigheid van de rapportage adviseren wij u om in ieder geval de onderstaande onderdelen hierin op te nemen.

• Inleiding: algemene informatie over uw project.
• Procesbeschrijving: een procesmatige beschrijving van het verloop van het project afgezet tegen de vooraf opgestelde planning van activiteiten. Beschrijf indien van toepassing eventuele knelpunten. Wanneer het project niet op tijd zal kunnen worden afgerond dient u een budgetneutrale verlenging aan te vragen. Een dergelijke verlenging verlenen wij slechts eenmaal per project.
• Implementatie (indien van toepassing): een beschrijving van de manier(en) waarop de projectresultaten zijn geïmplementeerd of nog gaan worden.
• Financiering: een overzicht van de uitgaven tot nu toe. Geef (indien van toepassing) een toelichting op de wijzigingen. Beschrijf de voortgang van de financiële planning.
• Wetenschappelijk Onderzoek: bij wetenschappelijke onderzoeken dient u (indien van toepassing) aan te geven of de inclusie op schema ligt en wanneer dat niet het geval is, geeft u aan welke actie ondernomen wordt.
• PR en communicatie: een beschrijving van de wijze waarop PR en communicatie hebben plaatsgevonden of nog gaan plaatsvinden in het kader van het project. Daarnaast geeft u aan op welke wijze aandacht is besteed aan de financiële bijdrage van Fonds NutsOhra. (Graag PR uitingen bijvoegen!).

De richtlijnen voor de eindrapportage verschillen per programma. Kijk hiervoor bij de veelgestelde vragen van het betreffende programma.

Of en wanneer u een accountantsverklaring moet indienen en waar deze aan moet voldoen vindt u terug in het subsidieacceptatieformulier bij de toekenningsbrief (let op: bij projecten die een toekenning kregen vóór 2015 is dit terug te vinden in de subsidieverleningsovereenkomst) en in onze algemene voorwaarden. Hieronder zetten we de belangrijkste punten voor u op een rij.

a. Werkgeverslasten en overheadkosten

FNO hanteert als regel dat maximaal 37% werkgeverslasten (b) en maximaal 16% overheadkosten (d) in het subsidiebedrag inbegrepen kunnen zijn. Het opslagpercentage voor werkgeverslasten is gebaseerd op het brutosalaris (alle brutolooncomponenten) en het opslagpercentage voor overheadkosten op de totale personeelskosten. Onder de overheadkosten vallen o.a. indirecte loonkosten en alle andere kosten die niet door het primaire proces worden veroorzaakt. Kosten voor infrastructurele voorzieningen, indirecte lasten en indirecte huisvestingslasten worden niet vergoed. De overhead dient hiervoor.

Voorbeeld

b = maximaal a * 0.37

d = maximaal c * 0.16

b. Materialen en hulpmiddelen

Onder de materiële kosten vallen de kosten van verbruiksgoederen die nodig zijn om het project uit te voeren. De kosten voor aanschaf en afschrijving van apparatuur worden in principe niet vergoed.

c. Overige kosten

Reiskosten: trein 2^e klas of bij vervoer per auto de fiscaal van belasting vrijgestelde kilometerprijs (in 2017 € 0,19). Post ‘accountant’ voor 1% van het toegekende totaalbedrag.

d. Inhoud accountantsverklaring

Een gespecificeerde voor- en nacalculatie van de kosten en inkomsten van het project (zoals eigen middelen, eventuele subsidies derden en overige opbrengsten) conform de laatst ingediende en door FNO goedgekeurde begroting; indien van toepassing inclusief een verantwoording van de personele kosten, via een opgave van de door de aangestelde projectmedewerkers gewerkte maanden en omvang van de aanstelling.

De kosten voor de accountantsverklaring kunnen ten laste van FNO worden gebracht voor ten hoogste 1% van het subsidiebedrag. Hierbij gaat het om controle of de verstrekte subsidies zijn verantwoord en besteed in overeenstemming met de subsidievoorwaarden. Voor universiteiten is deze vereiste controle vastgelegd in het controleprotocol OCW. Voor de controle op overige projecten en die mede worden gefinancierd door andere fondsen of bij KNAW en de UMC’s is de daarbij gebruikelijke regeling van toepassing.

e. Toetsingscriteria

De accountant is zelfstandig verantwoordelijk voor het uitvoeren van voldoende werkzaamheden ter verkrijging van de controle-informatie waaruit blijkt dat de financiële realisatie, zoals vermeld in de eindafrekening juist, volledig en rechtmatig is.

In de controle worden door de accountant in ieder geval de volgende aspecten betrokken:

• De accountant stelt vast dat zowel in de subsidieverleningsovereenkomst gestelde voorwaarden als eventueel later gestelde en schriftelijk bevestigde voorwaarden van de toekenning zijn nageleefd. Daarnaast worden de algemene voorwaarden van FNO in acht genomen.
• De accountant stelt vast dat in de eindafrekening alleen de posten zijn opgenomen die zijn verbonden aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend.
• De accountant stelt vast dat de gerealiseerde kosten en opbrengsten passen binnen de door FNO goedgekeurde begroting en zijn gerealiseerd binnen de met FNO afgesproken projectperiode.
• De accountant stelt vast dat in de goedgekeurde begroting opgenomen baten daadwerkelijk besteed zijn aan het project. De accountant stelt vast of er geen sprake is van een overschot en wat het saldo daarvan is.
• De accountant stelt vast dat de in de afrekening als gerealiseerd verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit betekent dat deze kosten in de projectadministratie zijn onderbouwd met achterliggende bewijsstukken zoals (bijvoorbeeld) facturen, declaraties, bankafschriften en betalingsbewijzen.

f. Urenverantwoording

Indien een gedeelte van de projectkosten bestaat uit eigen urenbesteding dan stelt de accountant in ieder geval vast dat:

• De gehanteerde uurtarieven niet hoger zijn dan in de meest recente door FNO goedgekeurde begroting is vermeld. Indien verschillende uurtarieven worden gehanteerd, besteedt de accountant in zijn werkzaamheden aandacht aan het hanteren van de juiste uurtarieven.
• De verantwoorde aantallen uren worden onderbouwd door een urenadministratie. De op het project geschreven uren dienen te zijn geautoriseerd door de medewerker die de uren heeft geschreven en het bestuur of de directie van de begunstigde.

Het leggen van verbanden tussen de verantwoorde uren en de salarisadministratie, verlofregistratie, projectnotulen, tussentijdse rapportages etc.

g. Overige vragen

Hebt u een andere vraag, neem contact op met peter_frankhuizen@fondsnutsohra.nl, financieel administrateur FNO.

Klik hier voor het logo van FNO als jpg.bestand. Hebt u een speciaal format nodig, bijvoorbeeld voor drukwerk (.eps), web (RGB) of voor een gekleurde ondergrond (transparant), neemt u dan contact op met Roxana Konig Voor do’s en don’ts van het logogebruik, klik hier.